Ga direct naar:
> Wat is een receptioniste?
> Werken als receptionist
>> De ontvangst verzorgen
>> Bezoekerspassen uitgeven
>> Telefoon en e-mail beantwoorden
>> Beheer van de receptie
>> Plannen en noteren van afspraken en reserveringen
>> Vergaderzalen en post faciliteren
> Wat verdient een receptioniste?
> Heb je een receptioniste opleiding nodig?
> Receptioniste vacatures
Wat is een receptioniste?
Een receptioniste of receptionist wordt ook wel een baliemedewerker genoemd. In België wordt ook wel eens de term ‘onthaalmedewerkster’ gebruikt. Een receptioniste is iemand die bezoekers ontvangt aan een balie van een bedrijf, hotel of instelling. Dit is dan ook de persoon waarmee een gast of bezoeker als eerste in aanraking komt. De receptioniste wordt vaak gezien als het visitekaartje van het bedrijf en is verantwoordelijk voor de eerste indruk. Het is daarom belangrijk dat een receptionist de bezoeker of gast altijd vriendelijk ontvangt en verder helpt.
Werken als receptionist
Wanneer je wilt werken als receptioniste is geen dag hetzelfde. Iedere dag ontvang je andere gasten en bezoekers en ontvang je andere vragen en verzoeken. Het is handig als je een kei bent in multitasken, want de taken van een receptioniste zijn erg divers en dienen zich af en toe tegelijk aan. En dat is precies de reden waarom werken als receptioniste nou zo leuk is! We zullen een aantal van deze taken toelichten.
De ontvangst verzorgen
Zoals we eerder in dit artikel ook al benoemde, als receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt voor een gast of bezoeker. Je bent verantwoordelijk voor de eerste indruk en het is je doel om deze zo positief mogelijk te maken. Als receptionist heet je je bezoekers van harte welkom en geef je hen het gevoel dat ze in een warm bad belanden. Je toont interesse en zorgt ervoor dat al hun vragen beantwoord worden. Moeten je gasten even wachten op hun kamer (hotel) of op een afspraak (bedrijf)? Dan is het je taak dat het hen aan niets ontbreekt. Zo kan de receptioniste de garderobe verzorgen, iets te drinken aanbieden en voor wat entertainment zorgen in de vorm van magazines, televisie en internet.
Bezoekerspassen uitgeven
Wanneer je als receptioniste werkzaam bent bij een groot bedrijf heb je vaak te maken met strenge beveiligingseisen. Vaak hebben medewerkers een pasje dat hen toegang geeft naar hun werkplek. Deze passen worden meestal uitgegeven door de receptie. Wanneer externe bezoekers een afspraak hebben met een medewerker hebben ze vaak een bezoekerspas nodig. Zo weet de beveiliging precies hoeveel mensen zich in het kantoor bevinden. Het is de taak van de receptionist om deze bezoekerspassen te beheren, te registreren en uit te geven.
Telefoon en e-mail beantwoorden
Naast de ontvangst en het beheren van bezoekerspassen ben je vaak verantwoordelijk voor inkomende telefoongesprekken en mails. Je bent dus niet alleen fysiek het eerste aanspreekpunt, maar ook digitaal. Veel algemene vragen zul je als receptionist zelf kunnen beantwoorden. Daarnaast zul je gasten vaak moeten doorverwijzen of doorverbinden met je collega’s. Het is dus van belang dat je als receptioniste het bedrijf en de medewerkers goed kent.
Beheer van de receptie
De functietitel zegt het al een beetje, als receptionist beheer je de receptie. Je zorgt ervoor dat de receptie netjes en presentabel is. De receptie is de eerste plek waar een gast of bezoeker zich zal melden. Zorg er daarom voor dat er altijd iemand in het zicht is. Waar er vroeger altijd steevast een receptioniste achter de balie zat, zien we daar nu een verschuiving in plaatsvinden. Veel bedrijven kiezen ervoor om de rol van de receptioniste een stuk dynamischer te maken. De receptioniste loopt hierbij rond in de ontvangsthal en neemt een proactieve houding aan om gasten en bezoekers te verwelkomen en verder te helpen. Wil je meer weten over deze verschuiving? Lees dan onze Nationale Ontvangst Barometer.
Plannen en noteren van afspraken en reserveringen
Afhankelijk van het bedrijf waar je werkt kan het zijn dat je als receptionist ook te maken krijgt met het inplannen van afspraken en reserveringen. Deze taak zie je voornamelijk bij hotels, sportscholen en instellingen.
Vergaderzalen en post faciliteren
Soms behoren zowel het inplannen en faciliteren van vergaderzalen als de post verzorgen ook bij de functie van een receptioniste. Dit is een beetje afhankelijk van het bedrijf waar je werkt. Werk je bij een groot bedrijf? Dan heb je kans dat deze taak opgepakt wordt door een facilitair medewerker. Werk je bij een kleiner bedrijf? Dan valt het vaak onder het takenpakket van de receptioniste.
Wat verdient een receptioniste?
Het salaris van een receptioniste varieert tussen de €1725 en €2330 bruto per maand. Gemiddeld verdient een receptionist €2025 bruto per maand. Welk salaris je gaat verdienen zal onder andere afhankelijk zijn van je ervaring en werkplek.
Heb je een receptioniste opleiding nodig?
Als je aan de slag wilt als receptioniste zit hospitality en gastvrijheid in je DNA. Om je handvatten te geven kun je diverse opleidingen, cursussen en trainingen doen. Kies bijvoorbeeld voor een korte MBO-opleiding via de LOI, of volg een thuisstudie. Wil je je doorontwikkelen in een specifieke vaardigheid? Dan kun je altijd cursussen of trainingen volgen. Bij SPARQ bieden wij zulke trainingen of cursussen aan voor onze medewerkers. Nieuwsgierig? Neem dan eens een kijkje tussen onze trainingen.
Receptioniste vacatures
Bij SPARQ zijn we dé specialist op het gebied van ontvangst. Al dertig jaar bieden wij bezoekers en gasten van onder andere internationale kantoren, overheidsinstellingen en universiteiten een gastvrije, warme en sprankelende ontvangst. Dag in, dag uit, zorgen we ervoor dat onze klanten worden voorzien van de beste en leukste receptionistes. Jij dus! Want met behulp van onze trainingen ben ej binnen no-time klaar om aan de slag te gaan in de rol van receptioniste. Vind je het fijn om op één locatie te werken? Dat kan! Bij grote bedrijven werken we met een vaste pool van receptionistes. Hou je liever van afwisseling? Dan kun je bij ons aan de slag gaan als ambulant receptioniste. Het leuke aan deze baan is dat iedere dag anders is. Je werkt als ambulant receptioniste op verschillende locaties. Is iemand onverhoopt verhinderd? Dan zorg jij ervoor dat de gasten en bezoekers daar niets van merken! Wil je meer weten over de functie van receptioniste? Of ben je benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan eens een kijkje tussen onze receptioniste vacatures. Heb je vragen? Je bent altijd meer dan welkom om contact met ons op te nemen!
