Ga direct naar:
> Waarom is een goede ontvangst belangrijk?
> Hier voldoet een goede ontvangstruimte aan!
> De cruciale rol van de receptionist(e) tijdens het ontvangst
> Top drie ergernissen tijdens het ontvangst
> De ontvangst is nog maar het begin...
Waarom is een goede ontvangst belangrijk?
De ontvangst is een belangrijk onderdeel van de beleving van de gast. Het grootste deel van de Nederlanders beschouwd de ontvangst als het belangrijkste visitekaartje van een bedrijf. Daarom is het belangrijk dat de ontvangst past bij het imago van jouw bedrijf. Ben jij een hippe start-up? Dan wil je jouw gasten misschien wel informeel ontvangen in een speelse ruimte met een barista die de lekkerste koffies maakt. Is jouw bedrijf meer gericht op financiële dienstverlening? Dan past een formeel ontvangst met luxe meubels en flexibele werkplekken misschien wel beter bij jouw imago. Belangrijk is dat de gasten zich op hun gemak voelen. Wil je je gasten verrassen? Zorg dan voor een persoonlijk ontvangst en voorkom dat je gasten zich een nummer voelen. Denk hierbij aan het verwelkomen van je gasten door hen direct aan te spreken bij hun naam. Dit geeft de gast het gevoel dat hij of zij welkom is, verwacht wordt, en herkent wordt.
Hier voldoet een goede ontvangstruimte aan!
Voor gasten is het dus belangrijk dat ze zich welkom voelen. De ontvangstruimte speelt daarin een grote rol. Veel Nederlanders vormen namelijk een eerste indruk van het bedrijf wanneer zij de ontvangstruimte binnenstappen. Naast dat de ontvangstruimte moet passen bij het imago van je bedrijf zijn er nog een aantal andere aspecten die aandacht vragen. Zo spelen zowel sfeer, geur als verlichting een belangrijke rol in het welkomstgevoel van de gast.
De eerste indruk van de ontvangstruimte is dus erg belangrijk voor het welkomstgevoel van de gast. Daarnaast vinden veel Nederlanders het prettig wanneer er een garderobe aanwezig is. Uit de Nationale Ontvangst Barometer van SPARQ is gebleken dat dit bij veel bedrijven beter geregeld kan worden.
Verder voldoet een goede ontvangstruimte aan voldoende zitplekken. Daarnaast vinden vooral de jongere gasten het fijn wanneer er flexibele werkplekken zijn zodat ze nog even kunnen werken terwijl ze op hun afspraak wachten. En natuurlijk mag een lekker kopje koffie, kopje thee of een glas water niet ontbreken. Net als recente tijdschriften en kranten.
Dit is de cruciale rol van de receptionist(e) tijdens het ontvangst
Naast een prettige ontvangstruimte, speelt ook de receptionist(e), een grote rol in een goede ontvangst. Gasten vinden het namelijk prettig wanneer een gastvrouw of gastheer hen proactief verwelkomen. Dit draagt namelijk bij aan het gevoel om welkom te zijn. Daarnaast is oogcontact ontzettend belangrijk. Gasten verwachten dat ze gezien worden bij binnenkomst. Een proactieve gastvrouw of gastheer die oogcontact maakt met de gast is dus erg belangrijk voor een goede waardering. Daarnaast kan de gastheer of gastvrouw bijdragen aan het creëren van een persoonlijk ontvangst door namen en verwachtingen te onthouden of op te schrijven en daar vervolgens naar te refereren. Tot slot wordt het zeer gewaardeerd wanneer de receptionist(e), gastheer of gastvrouw de bezoeker op de hoogte houdt over hoelang de wachttijd nog bedraagt.
Wil je meer weten over de rol van een receptionist(e), gastvrouw of gastheer? Lees hier dan meer over excellent gastheerschap.
Top drie ergernissen tijdens het ontvangst
Uit de Nationale Ontvangst Barometer van SPARQ is gebleken dat de ontvangst over het algemeen erg goed geregeld is binnen bedrijven en organisaties in Nederland. Toch zijn er ook zaken die verbeterd kunnen worden. Wij delen alvast de top drie ergernissen:
1. Onnodig lang wachten
De gemiddelde tijd dat een bezoeker op zijn of haar afspraak moet wachten bedraagt 12 minuten. Vrouwen en jongeren geven aan dat ze vaker langer moeten wachten dan mannen en oudere bezoekers. Zorg ervoor dat je altijd transparant bent over de wachttijd. Loopt een afspraak uit? Breng je bezoeker hier dan altijd van op te hoogte en biedt een extra kopje koffie aan.
2. Een receptionist(e) die het te druk heeft met andere taken
Nummer twee van de top drie ergernissen gaat over neventaken. Het wordt door gasten als vervelend beschouwd wanneer de receptionist(e), gastheer of gastvrouw het te druk heeft met andere taken waardoor ze geen aandacht kunnen geven aan de bezoeker. Het is daarom erg belangrijk dat de receptionist(e), gastheer of gastvrouw niet te veel neventaken heeft waardoor de bezoeker altijd op nummer één staat.
3. Het gevoel hebben dat je aan je lot overgelaten wordt
Tot slot kunnen gasten het niet waarderen wanneer ze het gevoel hebben dat ze aan hun lot worden overgelaten. Zorg daarom altijd voor een proactieve receptionist(e), gastheer of gastvrouw. Iemand welkom laten voelen zit ‘m vaak in de kleine dingen, zoals oogcontact, een knikje of een glimlach. Zorg er altijd voor dat de receptionist(e), gastheer of gastvrouw continu de ontvangstruimte scant en proactief op bezoekers afstapt die vragend of zoekend om zich heen kijken.
Ben je benieuwd naar alle ergernissen en wensen van bezoekers? Vraag dan de Nationale Ontvangst Barometer van SPARQ aan.
De ontvangst is nog maar het begin...
De ontvangst is een heel belangrijk onderdeel van de beleving van de klant. Maar de ontvangst is ook slechts het begin! Want naast het ontvangst bestaat een bezoek ook uit het verblijf en afscheid nemen. Dit zijn allemaal onderdelen van de klantreis. Wil je hier meer over weten? Dan kun je altijd contact met ons opnemen.
