Scroll direct naar:
> 1. Zorg voor een warm welkom
> 2. Zorg voor een aangename wachtruimte
> 3. Zorg voor voldoende zitplekken en werkplekken
> 4. Zorg voor voldoende afleiding
> 5. Zorg voor voldoende eten en drinken
> 6. Houd de bezoeker op de hoogte van de wachttijd
> 7. Zorg voor een garderobe en sanitaire voorzieningen
> Het creëren van een fijn verblijf, wij helpen je daar graag bij!
1. Zorg voor een warm welkom
Zich welkom voelen, dat vinden Nederlanders belangrijk wanneer ze ergens op bezoek gaan. De ontvangst is een belangrijk onderdeel van de beleving en de klantreis van de bezoeker. Veel Nederlanders beschouwen de ontvangst zelfs als het belangrijkste visitekaartje van het bedrijf. Het is daarom erg belangrijk dat de ontvangstbeleving past bij het imago van je bedrijf. Maar hoe zorg je ervoor dat gasten zich welkom voelen? De receptionist(e), gastheer of gastvrouw heeft hier grote invloed op. Volgens de Nationale Ontvangst Barometer van SPARQ vinden gasten het niet fijn wanneer ze aan hun lot overgelaten worden. Zorg daarom voor een gastvrije en proactief welkom. Oogcontact is hierbij erg belangrijk. Gasten verwachten dat ze worden opgemerkt wanneer ze ergens binnenkomen. Vaak is een knikje of een glimlach al genoeg wanneer het druk is in de ontvangstruimte. Is het rustig en wil je de bezoeker écht goed verwelkomen? Neem dan de tijd voor iedere bezoeker en probeer een persoonlijk tintje te geven aan ieder ontvangst.
Lees hier meer over hoe je een persoonlijk ontvangst verzorgt
2. Zorg voor een aangename wachtruimte
Niemand vind het leuk om te wachten, ook jouw gasten niet. Daarom is het belangrijk om het verblijf zo aangenaam mogelijk te maken. De wachtruimte is de ruimte waar de meeste bezoekers plaatsnemen terwijl ze op hun afspraak wachten. Volgens de Nationale Ontvangst Barometer zijn sfeer, geur en licht erg belangrijk. Kies voor een inrichting en sfeer die past bij jouw imago en bezoekers. De wachtruimte van een groot financieel bedrijf kan bijvoorbeeld heel huiselijk, luxe en comfortabel zijn, terwijl de wachtruimte van een jong sportbedrijf een stuk speelser is en energie uitstraalt. Zorg daarnaast altijd voor een fijne geur, voldoende daglicht en planten.
3. Zorg voor voldoende zitplekken en werkplekken
Iedere bezoeker is anders, dat geldt ook voor de manier waarop ze het liefst wachten tijdens hun verblijf. Zorg in ieder geval voor voldoende zitplekken. Het kan voor de bezoeker namelijk erg oncomfortabel zijn wanneer alle zitplekken bezet zijn. Daarnaast is uit de Nationale Ontvangst Barometer gebleken dat vooral jongeren het fijn vinden om nog even te werken tijdens het wachten. Zorg daarom voor een aantal flexibele werkplekken in de wachtruimte. Zo kan de bezoeker nog even een presentatie klaarzetten, de laatste informatie doorlezen of zijn mail bijwerken.
4. Zorg voor voldoende afleiding
Waar de ene bezoeker het wachten tijdens zijn of haar verblijf gebruikt om de afspraak voor te bereiden of nog even een mailtje te sturen, gebruikt de andere bezoeker deze tijd juist om even te ontspannen. Zorg daarom altijd voor genoeg afleiding. Diverse (recente) magazines worden altijd erg gewaardeerd, net als een informatiescherm en wifi.
5. Zorg voor voldoende drinken en eten
Een lekker kopje koffie terwijl je aan het wachten bent is wel zo fijn toch? Ook hier kan de receptionist(e), gastheer of gastvrouw een grote rol spelen. Zorg er altijd voor dat je je gasten iets te drinken aanbiedt. Dat is een stuk persoonlijker dan wanneer de bezoeker zelf koffie, thee of water uit een automaat kan halen. En lekkerder natuurlijk! Wil je echt uitpakken? Zorg dan voor een koffiebar in de ontvangst/wachtruimte. En vergeet dat lekkere koekje bij de koffie of thee niet!
Lees hier meer over hoe je je gasten kunt ontzorgen
6. Houd de bezoeker op de hoogte van de wachttijd
Een bezoeker moet gemiddeld 12 minuten wachten op zijn of haar afspraak. Natuurlijk komt het af en toe voor dat een afspraak uitloopt waardoor een bezoeker langer moet wachten dan verwacht. Kan gebeuren, maar zorg ervoor dat je hier altijd transparant over bent. Het is voor een bezoeker heel vervelend wanneer hij niet weet waar hij aan toe is en welk gevolg dit heeft voor zijn agenda die dag. Aan de receptioniste, gastvrouw of gastheer de taak om de bezoeker zo goed mogelijk op de hoogte te houden van zijn of haar afspraak.
7. Zorg voor een garderobe en sanitaire voorzieningen
Het is misschien niet het eerste wat in je opkomt wanneer je denkt aan de ontvangst van bezoekers, maar dat maakt het niet minder belangrijk! Volgens de Nationale Ontvangst Barometer vindt 17% van de Nederlanders dat de garderobe bij Nederlandse bedrijven slecht of zeer slecht geregeld is. Ruimte voor verbetering dus! Zorg ervoor dat er een plek is waar bezoekers veilig hun jas kunnen ophangen of een reiskoffer kunnen stallen. Daarnaast leent wachten zich uitstekend voor een sanitaire stop. Zorg er daarom altijd voor dat het duidelijk is waar de toiletten zich bevinden en dat deze representatief en schoon zijn.
Het creëren van een fijn verblijf, wij helpen je daar graag bij!
Met deze zeven algemene tips til jij het verblijf van jouw gasten en bezoekers direct naar een hoger niveau. Heb je behoefte aan advies op maat? Dan helpen wij je bij SPARQ natuurlijk altijd graag verder. Met behulp van diverse onderzoeken, metingen, mystery visits en tips kunnen wij je helpen om het verblijf van jouw gasten zo comfortabel mogelijk te maken. Ben je benieuwd naar alle resultaten van de Nationale Ontvangst Barometer 2021? Dan kun je dit onderzoek natuurlijk altijd bij ons opvragen via ons dit formulier.
